会議を作成する



WHITEROOMでは専用管理サイト上から簡単に会議を作成して、参加者に招待メールを送付することができます。
また、会議作成の際には何もない初期状態で作成できるだけでなく、一度終了した過去の会議の状態を復元して再開催する事も可能です。
こちらではそれぞれの会議の作成手順をご紹介します。

目次

新規会議を作成する
会議にファイルアップロードする
会議に3Dマップをアップロードする
アップロードしたファイルを削除する
会議にメンバーを招待して、通知する
会議スケジュールをカレンダーに追加する
会議中に会議情報を変更する
会議を削除する
終了した会議を再開催する/定期会議を開催する




新規会議を作成する

専用サイトにログインしたら、会議管理と書かれている右側の+ボタンから会議を作成できます。

今回は「空の状態から作成」を選択します。

会議の名称と、開始日時、終了日時を指定して「登録」を押します。



会議にファイルアップロードする

作成した会議にファイルを追加するには、「ファイルの追加」ボタンもしくは直接ファイルをドラッグ・アンド・ドロップすることでもアップロードできます。
※会議へのファイルの追加は会議中でも可能です。
※会議の主催者以外のユーザーもファイルの追加は可能ですが、削除は主催者のみ可能です。

ファイルアップロードを選択します。(※地形データを生成は後述)

ファイル選択して(複数選択可能)開くを押すことで、会議にファイルを追加することができます。

ファイルをアップロードすると以下の様に、リスト上にファイルが表示されます。
アップロードされたファイルはWHITEROOMで表示するのに最適化するため、自動で変換処理がかけられます。
変換状況は「状態」の欄で確認ができ、「処理待ち」→「処理中」→「成功」の順で変化します。



会議に3Dマップをアップロードする

続いてはWHITEROOMの3Dマップ機能をご紹介します。
先ほどのアップロードボタンから「地形データを生成」を選択します。

マップ画面が表示されるので、キーワードおよび緯度経度から3Dマップで表示したい位置を指定してください。
また、表示範囲と表示名を指定して登録を押してください。

3Dマップを登録すると、他のファイルと同様にリスト上で新たに表示されます。
※3Dマップは容量が大きいので、複数のマップを出す際はメモリ不足にお気をつけ下さい。



アップロードしたファイルを削除する

素材を削除したい場合は、素材名の左にあるチェックボックスで選択し、画面右上にある削除ボタンをクリックすることで、削除が可能です。
※ファイルの削除は会議の主催者のみ可能です。参加者はファイルの削除は行なえません。



会議にメンバーを招待して、通知する

続いては会議に他のメンバーを招待します。メンバー管理ボタンを押してください。
※メンバーの追加は、会議開催中にも可能です。
※会議の主催者のみがメンバーの追加が可能です。

ここではその会議に招待されているメンバーを表示できるだけでなく、招待されているメンバーの削除と、新たなメンバーの招待も行えます。
※既に会議に招待されているメンバーは名前の右側に「招待済」と表示されます。
まずは左のメンバー一覧から、会議に招待したいメンバーを選択して下さい。

「>」ボタンを押すことで選択したメンバーを新たに会議に追加することができます。

新たに追加して「招待」ボタンを押すことで、追加したユーザーに会議への招待メールが自動で送付されます。

するとこのように、メンバーボタンの表記が招待した人数に変化します。
これでメンバーの追加は完了です。

また、会議にメンバーを追加すると以下のように招待メールが送信されます。
メールにはHoloLensおよびiOSデバイスで会議に参加する際に必要なQRコードと、会議情報が添付されています。
あとはお手持ちのデバイスで会議に参加していただくだけです。



会議スケジュールをカレンダーに追加する

会議の招待メールに添付されているinvite.icsというファイルを開くことで、お使いのスケジュールアプリに新たなイベントとして登録する事ができます。



会議中に会議情報を変更する

会議名、開催日時、メンバー、ファイルなどの変更は会議中でも自由に行うことができます。
会議作成後に会議名および開催日時を変更を変更したい場合は、会議名をクリックして下さい。

以下の様に、会議名および開催日時を変更することができます。

会議名および開催日時を変更すると、自動的にメールで変更内容が会議参加者に通知されます。



会議を削除する

会議を削除、中止したい場合は会議情報の変更画面から、削除ボタンを押してください。
会議が削除されたことが参加者にメールで通知されます。



終了した会議を再開催する/定期会議を開催する

会議作成の際に、右の「続きから作成」を選択することで、過去に開催した会議の情報を引きついで会議を作成することができます。
毎週行う定例会議などを作成したい場合は、これらの機能を使用してください。

「続きから作成」を選択すると、以下の様な画面が表示されます。
過去の会議のリストから再開催したい会議を選択したら、会議名と開催日時を再設定して登録してください。

「会議終了時の状態を復元する」
→チェックを入れると、音声メモや3Dペンによる線、オブジェクトの位置・回転・サイズも含めてすべてが復元されます。
→チェックを入れない場合、ファイルのみが復元され、空間に描いた線や出したオブジェクトはリセットされた状態で会議が開始されます。

「同じメンバーで開催する」
→チェックを入れると、前回招待したメンバーがあらかじめ登録された状態で会議が作成されます。
→チェックを入れないと、メンバーはリセットされ、別のメンバーを新たに招待していただく形になります。

また、会議履歴ページの詳細画面で、「この会議を再開催」からも同様に会議を復元して開催することができます。