WHITEROOMでは専用管理サイト上から簡単にルームを作成して、参加者に招待メールを送付することができます。
また、ルーム作成の際には何もない初期状態で作成できるだけでなく、一度終了した過去のルームの状態を復元して再開催する事も可能です。こちらではそれぞれのルームの作成手順をご紹介します。

新規ルームを作成する

専用サイトにログインしたら、ルーム管理と書かれている右側の＋ボタンからルームを作成できます。

今回は「空の状態から作成」を選択します。

ルームの名称と、開始日時、終了日時を指定して「登録」を押します。

ルームの背景をカスタマイズする(VR参加のみ)

WHITEROOMではMRとVRで同時にルームに参加することができます。MRで参加した場合、背景は現実空間ですが、VRで参加した場合は背景もバーチャルな空間が表示されています。
ここでシーン機能を使うことで、VRで参加している際の背景を自由にカスタマイズすることができます。
シーンを変更するには新規ルーム作成ダイアログの「変更」ボタンを選択してください。

以下の様にシーンの一覧が表示されるので、お好きなシーンを選択して「決定」を押してください。

それぞれのシーンに関しては以下をご覧ください。
※初期状態ではデフォルトのシーンが選択されています。

お手持ちの360°画像をルームの背景に設定する

あらかじめ用意されたシーン以外にも、360°カメラ等で撮影した全天球画像をルームの背景に設定することが可能です。
お手持ちの360°画像をアップロードしたい場合は、シーン選択画面で「アップロード」を選択してファイルをアップロードして下さい。
※対応ファイル形式は次の通りです。 : .hdr .exr .jpg .jpeg .png

ファイルをアップロードすると以下の様に一覧に表示されるので、選択して決定のうえ、ルームを作成してください。

ルームにファイルアップロードする

作成したルームにファイルを追加するには、「ファイルの追加」ボタンもしくは直接ファイルをドラッグ・アンド・ドロップすることでもアップロードできます。
※ルームへのファイルの追加は参加中でも可能です。
※ルームの主催者以外のユーザーもファイルの追加は可能ですが、削除は主催者のみ可能です。

ファイルアップロードを選択します。(※地形データを生成は後述)

ファイル選択して(複数選択可能)開くを押すことで、ルームにファイルを追加することができます。

ファイルをアップロードすると以下の様に、リスト上にファイルが表示されます。
アップロードされたファイルはWHITEROOMで表示するのに最適化するため、自動で変換処理がかけられます。
変換状況は「状態」の欄で確認ができ、「処理待ち」→「処理中」→「成功」の順で変化します。

ルームに3Dマップをアップロードする

続いてはWHITEROOMの3Dマップ機能をご紹介します。
先ほどのアップロードボタンから「地形データを生成」を選択します。

マップ画面が表示されるので、キーワードおよび緯度経度から3Dマップで表示したい位置を指定してください。
また、表示範囲と表示名を指定して登録を押してください。

3Dマップを登録すると、他のファイルと同様にリスト上で新たに表示されます。
※iOSでは地形の起伏のみ、iOS以外のデバイスでは地形の起伏に加えて、一部地域の建物が立体表示されます。
※3Dマップは容量が大きいので、複数のマップを出す際はメモリ不足にお気をつけ下さい。

アップロードしたファイルを削除する

素材を削除したい場合は、素材名の左にあるチェックボックスで選択し、画面右上にある削除ボタンをクリックすることで、削除が可能です。
※ファイルの削除はルームの主催者のみ可能です。参加者はファイルの削除は行なえません。

ルームにメンバーを招待して、通知する

続いてはルームに他のメンバーを招待します。メンバー管理ボタンを押してください。
※メンバーの追加は、ルーム開催中にも可能です。
※ルームの主催者のみがメンバーの追加が可能です。

ここではそのルームに招待されているメンバーを表示できるだけでなく、招待されているメンバーの削除と、新たなメンバーの招待も行えます。
※既にルームに招待されているメンバーは名前の右側に「招待済」と表示されます。
まずは左のメンバー一覧から、ルームに招待したいメンバーを選択して下さい。

「>」ボタンを押すことで選択したメンバーを新たにルームに追加することができます。

新たに追加して「招待」ボタンを押すことで、追加したユーザーにルームへの招待メールが自動で送付されます。

するとこのように、メンバーボタンの表記が招待した人数に変化します。
これでメンバーの追加は完了です。

また、ルームにメンバーを追加すると以下のように招待メールが送信されます。
メールにはHoloLensおよびiOSデバイスでルームに参加する際に必要なQRコードと、ルーム情報が添付されています。
あとはお手持ちのデバイスでルームに参加していただくだけです。

ルームスケジュールをカレンダーに追加する

ルームの招待メールに添付されているinvite.icsというファイルを開くことで、お使いのスケジュールアプリに新たなイベントとして登録する事ができます。

参加中にルーム情報を変更する

ルーム名、開催日時、メンバー、ファイルなどの変更は参加中でも自由に行うことができます。
ルーム作成後にルーム名および開催日時を変更を変更したい場合は、ルーム名をクリックして下さい。

以下の様に、ルーム名および開催日時を変更することができます。

ルーム名および開催日時を変更すると、自動的にメールで変更内容がルーム参加者に通知されます。

ルームを複製する

ルームを複製したい場合はルーム情報の変更画面から、複製ボタンを押してください。

複製画面にてルームの名称や開催日時を指定して登録を押してください。
これでルームが複製されます。

ルームを削除する

ルームを削除、中止したい場合はルーム情報の変更画面から、削除ボタンを押してください。
ルームが削除されたことが参加者にメールで通知されます。

終了したルームを再開催する/定期ルームを開催する

ルーム作成の際に、右の「続きから作成」を選択することで、過去に開催したルームの情報を引きついでルームを作成することができます。
毎週行う定例ルームなどを作成したい場合は、これらの機能を使用してください。

「続きから作成」を選択すると、以下の様な画面が表示されます。
過去のルームのリストから再開催したいルームを選択したら、ルーム名と開催日時を再設定して登録してください。

「ルーム終了時の状態を復元する」
→チェックを入れると、音声メモや3Dペンによる線、オブジェクトの位置・回転・サイズも含めてすべてが復元されます。
→チェックを入れない場合、ファイルのみが復元され、空間に描いた線や出したオブジェクトはリセットされた状態でルームが開始されます。

「同じメンバーで開催する」
→チェックを入れると、前回招待したメンバーがあらかじめ登録された状態でルームが作成されます。
→チェックを入れないと、メンバーはリセットされ、別のメンバーを新たに招待していただく形になります。

また、ルーム履歴ページの詳細画面で、「このルームを再開催」からも同様にルームを復元して開催することができます。