会議を作成する



WHITEROOMでは専用管理サイト上から簡単に会議を作成して、参加者にインバイトを送付することができます。
また、会議作成の際には何もない初期状態で作成できるだけでなく、一度終了した過去の会議の状態を復元して再開催する事も可能です。
こちらではそれぞれの会議の作成手順をご紹介します。

目次

新規会議を作成する
会議にファイルアップロードする
会議に3Dマップをアップロードする
会議にメンバーを招待して、通知する
会議スケジュールをカレンダーに追加する
会議中に会議情報を変更する
終了した会議を再開催する




新規会議を作成する

専用サイトにログインしたら主催会議と書かれている右側の+ボタンから会議を作成できます。

今回は「空の状態から作成」を選択します。

会議の名称と、開始日時、終了日時を指定して「登録」を押します。



会議にファイルアップロードする

そうすると以下の様に新たな会議が作成されます。続いては青点線で囲われたアップロードボタンを押します。

ファイルアップロードを選択します。(※地形データを生成は後述)

ファイル選択して(複数選択可能)開くを押すことで、会議にファイルを追加することができます。
また、ファイルブラウザから直接ドラッグアンドドロップでもファイルを追加できます。

ファイルをアップロードすると以下の様に、リスト上にファイルが表示されます。
アップロードされたファイルはWHITEROOMで表示するのに最適化するため、自動で変換処理がかけられます。
変換状況は「状態」の欄で確認ができ、「処理待ち」→「処理中」→「成功」の順で変化します。



会議に3Dマップをアップロードする

続いてはWHITEROOMの3Dマップ機能をご紹介します。
先ほどのアップロードボタンから「地形データを生成」を選択します。

マップ画面が表示されるので、キーワードおよび緯度経度から3Dマップで表示したい位置を指定してください。
また、表示範囲と表示名を指定して登録を押してください。

3Dマップを登録すると、他のファイルと同様にリスト上で新たに表示されます。



会議にメンバーを招待して、通知する

続いては会議に他のメンバーを招待します。会議名左のメンバーボタンを押してください。
メンバーの追加は、会議開催中にも可能です。

ここではその会議に招待されているメンバーを表示できるだけでなく、招待されているメンバーの削除と、新たなメンバーの会議への招待も行えます。
左のメンバー一覧から、会議に招待したいメンバーを選択して「>」ボタンを押してリストに追加してから「登録」を押してください。

するとこのように、メンバーボタンの表記が招待した人数に変化します。
(※この場合自分は主催者のため、会議の参加人数は合計3名になります。)
最後に「メール送信」を押すことで、自分を含むすべての会議参加者に招待メールが自動で送付されます。

「メール送信」ボタンが押されると以下のような招待メールが送信されます。
メールにはHoloLensおよびiOSデバイスで会議に参加する際に必要なQRコードと、会議情報が添付されています。
あとはお手持ちのデバイスで会議に参加していただくだけです。



会議スケジュールをカレンダーに追加する

会議の招待メールに添付されているinvite.icsというファイルを開くことで、お使いのスケジュールアプリに新たなイベントとして登録する事ができます。



会議中に会議情報を変更する

会議名、開催日時、メンバー、ファイルなどの変更は会議中でも自由に行うことができます。
会議作成後に会議名および開催日時を変更を変更したい場合は、以下の青枠のエリアをクリックしてください。

以下の様に、会議名および開催日時を変更することができます。

会議名、開催日時、およびメンバーを変更後、右上の「メール再送信」ボタンを押すことで、変更内容を会議参加者に通知することができます。

「メール再送信」ボタンを押すと以下のように、更新された会議情報がメールにて通知されます。



終了した会議を再開催する

会議作成の際に、右の「続きから作成」を選択することで、過去に開催した会議の情報を引きついで会議を作成することができます。

「続きから作成」を選択すると、以下の様な画面が表示されます。
過去の会議のリストから再開催したい会議を選択したら、会議名と開催日時を再設定して登録してください。

「会議終了時の状態を復元する」
→チェックを入れると、音声メモや3Dペンによる線、オブジェクトの位置・回転・サイズも含めて復元されます。
→チェックを入れない場合、ファイルのみが復元され、すべてがドックに収まった状態で会議が開始されます。

「同じメンバーで開催する」
→チェックを入れると、前回招待したメンバーがあらかじめ登録された状態で会議が作成されます。
→チェックを入れないと、メンバーはリセットされ、別のメンバーを招待していただく形になります。

会議を作成すると以下の様に、あらかじめファイルとメンバーが登録された状態で会議が作成されます。